کایزن چیست

 

کایزن ( KAI + ZEN = KAIZEN )ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یابهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجادبهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم ، بلکه هرنوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمانها به ارمغان خواهد آورد؛ بهبود مستمر و تدریجی با بهره گیری از مشارکت کارکنان .
در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان هاباید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد :
1-  کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستندولی ارزشی تولید نمی کنند (Muda ) باید حذف شوند .
2-   فعالیت هایی که به شکلیدر جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند ( Muri ) با یکدیگر تلفیق شوند.
3-  آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند (Mura ) بهفعالیت های سازمان افزوده شوند. این حرکت یا نهضت MU3 اساس اقدامات کارگاهآموزشی گمبا کایزن   ( کایزن عملی ) را تشکیل می دهد.

مراحل اجرای کایزن عملی

1- - ناحیه نمونه را انتخاب کنید .
2- - گروه بهبود ( تیم کایزن ) را ایجاد و سازمان دهی کنید .
3- - داده های آماری مورد نیاز را در ناحیه نمونهبا کمک اعضای گروه گرد آوری کنید .
4- - اعضای شرکت کننده را در کارگاه آموزشی بامفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید .
5- - نظام آراستگی ( 5s ) را آغاز کنید .
6- - مودا ( اتلاف ) ها را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه کنید .
7- - تحلیلعلل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه حلهایی را با استفاده از کارگروهی بیابید.
8- - راه حل هایی را که عملی ترند انتخاب کنید .
9- - هر نوعتغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید .
10- - بهبودانجام گرفته را به صورت استاندارد درآورید .
11- - موفقیت حاصله را به اطلاع سایرهمکارانتان برسانید .
12- - نتایج به دست آمده را ارزیابی کنید تا در مراحل بعدیمورد استفاده قرار گیرند .
13- - به سراغ مشکل بعدی بروید .

اصول بیست گانه مدیریت در کایزن

1- - نگویید چرا این کار انجامنمی شود. فکر کنید چگونه می توانید آن را انجام دهید.
2- - در مورد مشکل به وجودآمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.
3- - ازوضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.
4- - اگر مرتکب اشتباه شدید ، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.
5- - برایتحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر60%از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکارشوید.
6- - برای پی بردن به ریشه مشکلات 5 بار بپرسید چرا؟
7- - گمبا محل واقعیرویداد خطاست . سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید.
8- - همیشهبرای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.
9- - برای حل مشکلبلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان بهجایی نمی رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.
10- - هیچوقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریزاست.
11- - حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموسداشته باشد.
12- - برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیاربه زیردستان ابا نکنید.
13- - هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانهقضاوت نکنید.
14- - مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئلهبه صورت گروهی است.
15- - ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمانرا پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبهداشته باشد.
16- - انسانها توانایی های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی وغنی سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.
17- - تنها فعالیت هایی راانجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.
18- - فراموش نکنید که 5s ، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.
19- - بر اساس الگوهای کار گروهی ،مسائل محیط کارتان را حل کنید.
20- - حذف مودا ( اتلاف) فرآیندی پایان ناپذیراست. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.

مدیریت کیفیت جامع

 

 

 

بشر از بدو خلقت با «کیفیت» سرو کار داشته است؛ مثلا در ساختن خانه و محل سکونت خود و در تشخیص مناسب بودن اسلحه و وسیله دفاعی خود، به نوعی از آن استفاده کرده است.
دیری نپایید که با گسترش پهنه‌ نیازهای آدمی و در پی آن ایجاد بازارهایی جهت دادوستد کالاها و خدمات، مساله کیفیت و وسعت یافتن بیش از پیش بازارها و کنترل کیفیت مطرح شد و پس از چندی، به عنوان عاملی اساسی و تاثیرگذار در عرصه تولید کالا و ارائه خدمات شناخته شد. با وقوع انقلاب صنعتی در قرن هیجدهم او روی آوردن به تولید انبوه توسط بنگاه‌های اقتصادی مختلف، زمانی کوتاه و به صورتی چشمگیر، کم‌کم زمانی کوتاه به صورتی چشمگیرف زمزمه‌هایی درباره لزوم به کارگیری روش‌های علمی در زمینه کنترل کیفیت به گوش رسید. تاریخچه این دانش که اکنون چند دهه‌ای بیش نیست که به عنوان یک حوزه علمی مستقل مطرح شده، گواه آن است که سرآغاز توسعه و گسترش فعالیت‌های کنترل کیفیت به صورت حاضر در اوایل قرن بیستم بوده است.
اکنون با مقدمه فوق لازم است تعاریفی برای برخی مفاهیم بنیادین در این حوزه ارائه شود:
«کیفیت (Quality)» معمولا ماهیتی بیش از حد انتظار و عالی در تولید کالا یا ارائه خدمت را در ذهن متبادر می‌نماید، که ابعاد مختلفی چون تطابق، قابلیت اطمینان، پایداری، ذوق و زیبایی را در بر می‌گیرد. بنابراین می‌توان گفت تا اندازه‌ای خارج از تصور است.
«کنترل کیفیت (Quality Control:QC) نیز به عنوان استفاده از فنون و دستور‌العمل‌هایی برای دستیابی به بهبود کیفی در زمینه تولید کالاها یا ارائه خدمات شناخته می‌شود، که در راستای این هدف به صورت ساده تشخیص و شناسایی، آنالیز و بررسی، و در گام بعدی اقدام به حل نقص و کاستی محصولات و خدمات اهمیت اساسی خواهد داشت.
لیکن، این نیز پاسخگوی میل وافر آدمی به تولید کالا و ارائه خدماتی که کیفیت بالاتری را برایش به ارمغان آورند، نبود؛ بنابراین چندی نگذشت که مفهوم تازه‌ای به

«مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management: TQM)» مطرح شد. آنچه در ذیل می‌آید به دنبال آن است تا با نگاهی گذرا و سودمند مفهوم و فلسفه، اهداف، نقش‌ها، اجزا و ابزار، زمینه‌سازها، موانع و علل ناکامی مدیریت کیفیت جامع را بررسی کند.

● «مفهوم فلسفه مدیریت کیفیت جامع از نگاه صاحبنظران»
این مفهوم و فلسفه آن توسط بسیاری از صاحب‌نظران مورد بحث، نقد و کندوکار قرار گرفته است که گرچه بنیان همه آنها یکی است اما هر یک گوشه‌ای از زوایای پنهان این مفهوم به راستی فراگیر را آشکار می‌سازد:
«علی محمد مصدق راد» در مقاله خود «مدیریت کیفیت فراگیر؛ مدل چنگال» TQM را چنین تعریف می‌نماید :

«مدیریت کیفیت فراگیر، فرایندی است که بر اساس آن، مدیریت با مشارکت کارکنان، مشتریان و اعتباردهندگان به بهبود مستمر کیفیت می‌پردازد».
«سازمان بهره‌وری آسیا (Asian Productivity Organization)» طی مقاله‌ای که در دسامبر سال ۲۰۰۰میلادی به رشته تحریر درآورده است. مدل مدیریت کیفیت جامع را «روش متفاوت در نحوه نگرش به شیوه مدیریت تعریف می‌نماید که :

«یک نوع فرهنگ مشارکتی را توسعه می‌بخشد که هر یک از کارکنان می‌توانند در تصمیم‌گیری‌ها حضور داشته باشند، به عبارت دیگر مدیریت کیفیت فراگیر، یک استراتژی سازمانی است که از طریق به‌کارگیری روش‌های کیفی، خدمات و تولیدات باکیفیت بالا به مشتریان ارائه می‌کند».
فلسفه آن نیز، ایجاد فرهنگی است که به وسیله آن به طور مداوم، سازماندهی کار با نگرش برآورده ساختن نیازهای متغیر و متنوع مشتریان بهبود یابد.
دکتر ایرج سلطانی، در مقاله‌ای با نام «نقش مدیریت کیفیت فراگیر» پس از اشاره به نکات ارزشمندی که در تعریف این مفهوم باید بدان توجه نشود TQM را :

«یک سیستم هزینه ایربخش» برای انجام تلاش‌های بهبود کیفی مستمر افراد در کلیه سطوح سازمان، برای ارائه خدمات و کالاهایی» می‌داند «که رضایت مشتریان را تضمین می‌کند و در جست‌وجوی این است که فرهنگی را ایجاد کند تا کلیه کارکنانش به وسیله آن به طور مداوم سازماندهی کارکنان را با نگرش تامین نیازهای متغیر و متنوع مشتریان بهبود بخشد».
نویسنده مقاله «مدیریت کیفیت جامع و تحول استراتژیک» در توصیف خود، مفهوم فوق‌الذکر را «باعث بهبود مداوم در یک سازمان» از طریق «ایجاد مفاهیم کلی» می‌پندارد.
وی فلسفه TQM را تاکید «بر روندی سیستماتیک، منسجم، باثبات و کلان‌نگر نسبت به سازمان» می‌داند.
در مقاله «بررسی نقش مدیریت کیفیت فراگیر در آموزش سازمان‌های دانش‌آفرین» مدیریت کیفیت فراگیر «روشی برای اداره یک سازمان است» که براساس کیفیت همه اعضای سازمان استوار است و هدف آن، نیل به موفقیت درازمدت از طریق جلب رضایت مشتری و تامین منافع همه افراد ذی‌نفع» است.سرانجام در «مجله رهبری سازمان (Journal of Organazation)» مدیریت کیفیت فراگیر، عبارت است از:

یک استراتژی که با تغییر اعتقادات بنیادی، ارزش‌ها و فرهنگ یک شرکت و مشارکت همگانی ارتباط دارد».بر این اساس فلسفه مدیریت کیفیت فراگیر، درهم آمیختن وضوح و روشنی اهداف از طریق رویکردی انقلابی است، به طوری که شامل همه جنبه‌های کار از مشخص کردن نیازهای مشتریان تا ارزیابی مشتریان مبنی بر اینکه آیا راضی هستند یا خیر می‌شود.

 

ادامه نوشته