کایزن ( KAI + ZEN = KAIZEN )ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یابهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجادبهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم ، بلکه هرنوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمانها به ارمغان خواهد آورد؛ بهبود مستمر و تدریجی با بهره گیری از مشارکت کارکنان .
در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان هاباید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد :
1- کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستندولی ارزشی تولید نمی کنند (Muda ) باید حذف شوند .
2- فعالیت هایی که به شکلیدر جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند ( Muri ) با یکدیگر تلفیق شوند.
3- آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند (Mura ) بهفعالیت های سازمان افزوده شوند. این حرکت یا نهضت MU3 اساس اقدامات کارگاهآموزشی گمبا کایزن ( کایزن عملی ) را تشکیل می دهد.
مراحل اجرای کایزن عملی
1- - ناحیه نمونه را انتخاب کنید .
2- - گروه بهبود ( تیم کایزن ) را ایجاد و سازمان دهی کنید .
3- - داده های آماری مورد نیاز را در ناحیه نمونهبا کمک اعضای گروه گرد آوری کنید .
4- - اعضای شرکت کننده را در کارگاه آموزشی بامفاهیم و ابزارهای بهبود آشنا کنید .
5- - نظام آراستگی ( 5s ) را آغاز کنید .
6- - مودا ( اتلاف ) ها را شناسایی و فهرستی از آنها تهیه کنید .
7- - تحلیلعلل رویداد اتلاف را در ناحیه نمونه انجام دهید و راه حلهایی را با استفاده از کارگروهی بیابید.
8- - راه حل هایی را که عملی ترند انتخاب کنید .
9- - هر نوعتغییر فیزیکی در آرایش ناحیه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهید .
10- - بهبودانجام گرفته را به صورت استاندارد درآورید .
11- - موفقیت حاصله را به اطلاع سایرهمکارانتان برسانید .
12- - نتایج به دست آمده را ارزیابی کنید تا در مراحل بعدیمورد استفاده قرار گیرند .
13- - به سراغ مشکل بعدی بروید .
اصول بیست گانه مدیریت در کایزن
1- - نگویید چرا این کار انجامنمی شود. فکر کنید چگونه می توانید آن را انجام دهید.
2- - در مورد مشکل به وجودآمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.
3- - ازوضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.
4- - اگر مرتکب اشتباه شدید ، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.
5- - برایتحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر60%از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکارشوید.
6- - برای پی بردن به ریشه مشکلات 5 بار بپرسید چرا؟
7- - گمبا محل واقعیرویداد خطاست . سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید.
8- - همیشهبرای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.
9- - برای حل مشکلبلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان بهجایی نمی رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.
10- - هیچوقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریزاست.
11- - حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموسداشته باشد.
12- - برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیاربه زیردستان ابا نکنید.
13- - هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانهقضاوت نکنید.
14- - مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئلهبه صورت گروهی است.
15- - ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمانرا پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبهداشته باشد.
16- - انسانها توانایی های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی وغنی سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.
17- - تنها فعالیت هایی راانجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.
18- - فراموش نکنید که 5s ، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.
19- - بر اساس الگوهای کار گروهی ،مسائل محیط کارتان را حل کنید.
20- - حذف مودا ( اتلاف) فرآیندی پایان ناپذیراست. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.
